Zwischen Weihnachtsbaum, besinnlicher Musik und Spekulatius mit den Kollegen auf ein erfolgreiches Jahr anstoßen – Weihnachtsfeiern sind beliebt und stärken den Zusammenhalt in der Belegschaft. Aber auch für andere Betriebsveranstaltungen, wie Jubiläumsfeiern, gibt es gute Gründe und die Anlässe sind vielfältig. Damit das gelungene Mitarbeiter-Event für den Arbeitgeber nicht zu ungeplanten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen führt, sollte dieser insbesondere die Kosten im Auge behalten.
Wann liegen Betriebsveranstaltungen vor und was gilt es zu beachten?
Betriebsveranstaltungen sind Events auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben. Mit diesen Veranstaltungen will der Arbeitgeber den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander stärken und das Betriebsklima fördern.
Generell sind alle Zuwendungen des Arbeitsgebers, auch anlässlich von Betriebsveranstaltungen, als Arbeitslohn definiert und unterliegen damit dem Lohnsteuerabzug und der Sozialversicherung. Hierzu zählen etwa die Bereitstellung von Speisen und Getränken, die Übernahme der Beförderungskosten, Aufwendungen für den äußeren Rahmen, etwa die Saalmiete und Musik, die Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen sowie Geschenke.
Bis zu welcher Grenze ist die Betriebsveranstaltung steuerfrei?
Seit dem 01.01.2015 gilt ein Freibetrag für die Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Er liegt bei 110 Euro je teilnehmenden Arbeitnehmer für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Das bedeutet, dass alle Zuwendungen, die den Freibetrag überschreiten, lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sind. Dürfen Arbeitnehmer eine Begleitperson zur Feier mitbringen, werden ihnen die Kosten dieser Begleitperson zugerechnet. Der Freibetrag wird nur dann gewährt, wenn die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebes oder eines Betriebsteils zugänglich ist. Offen ist aufgrund eines Urteils des Finanzgerichts Köln, ob entgegen der Verwaltungsauffassung bei der Ermittlung der Kosten auf die tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen ist und die Kosten für die nicht teilnehmenden Personen aus der Gesamtbemessungsgrundlage herauszurechnen sind.
Beispiel 1:
Ein Arbeitgeber veranstaltet für seine Arbeitnehmer im Jahr 2019 die folgenden drei Mitarbeiter-Events: